广西地质学会秘书处管理制度
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广西地质学会秘书处管理制度

作者:admin    法规来源:本站原创    点击数:    更新时间:2015/12/30

广西地质学会秘书处管理制度

 

第一章  总则

一、 为了加强秘书处管理,明确学会内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。

二、 本制度适用于学会所有成员并严格遵守各项规定。

三、 切合学会实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使秘书处各项工作都有章可循、有法可依,保证学会的办公事务有效开展。

四、 秘书处人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每季有计划、每年有总结的工作目标。

第二章  职责范围

一、 秘书处管理人员直接受学会秘书长领导,在秘书长的领导下主持开展秘书处的各项工作。

二、 负责秘书处相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、 负责学会文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。

四、 协调各分支机构之间的关系,为各分支机构工作开展提供相应的服务。

五、 负责学会对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和学会的各项文化宣传等工作。

六、 收集各分支机构反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。

七、 协助各分支机构工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。

第三章  工作规范

一、 秘书处工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。

二、 秘书处管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

第四章  秘书处事务管理

一、 文书管理制度

文件是文书的重要组成部分,文件是学会根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指学会内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。

(一) 文件管理制度

第一条  管理要点

1 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2 文件管理的范围包括:上级下发文件、学会各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3 制度类文件按照学会文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明学会全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文分支机构、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。

4 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。

第二条  制度规范

1 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由秘书处人员负责执行。

2 学会上报下发正式文件的权利主要集中在秘书处,各分支机构一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3 学会对内公开文件由秘书处负责起草和审核,秘书长签发;各分支机构向下或对外发文的文件由各分支机构负责起草,秘书长审核,审核无误后秘书处打印,打印后送回起草分支机构校对,校对无误方可正式打印,由秘书长盖章、签发。

4 凡寄至学会的文件、传真等,由秘书处签收并做好相应记录。

5 机密文件由秘书长保管,秘书处人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给秘书长。

6 各分支机构因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需专职副秘书长审批,秘书长批准后方可借阅。

7 秘书处管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。

8 按时间、内容、分支机构、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

9 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报秘书长签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第三条  文件管理流程设计

1 内部文件管理流程:起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档

2 外部文件管理流程:外部收文文件整理文件存档清退文件存档文件销毁

3 借阅流程:提出申请,办理手续批准借阅清退文件存档文件销毁

(二) 文书管理制度

第一条   管理要点

1 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证学会内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关学会的重大事项文书资料。

3 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第二条  制度规范

1 根据学会实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。

2 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文登记表》,所有文书原稿均由秘书处分类存档备查。

3 按时间、内容排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。

4 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须秘书长审批同意,方可销毁。

5 专职副秘书长为第一责任人,若发现文书丢失,秘书处人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由秘书处负责承担。

6 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

第三条  流程设计

起草文书填写《发文簿》(需要时)→张贴存档更新目录(纸质档与电子档)→借阅清退审批销毁

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